Airtable. Удобная CRM система своими руками. Часть 1

Бизнес бывает разный. Бизнес - это не всегда большая комната с менеджерами, шумом, вечно звонящими телефонами и прочими атрибутами отдела продаж.

Один мой товарищ зарабатывает по 200 т.р. в месяц (чистыми), продавая оптом кошельки на авито. Второй за май-июнь заработал на отдых в Дубае, торгуя гироскутерами через одностраничный сайт. Третий учит бизнесменов строить большие отделы продаж. Работает вдвоем со своей женой. На хлеб с маслом и икрой хватает. Наверняка и успешный фрилансер чувствует себя бизнесменом. Не будем зацикливаться на терминологии.

Даже если вы работаете в одиночку и у вас 1,5 клиента в день, вы можете ощутимо увеличить свой доход, просто начав вести базу клиентов и их покупок. Например, клиенту, купившему у вас месяц назад небольшую партию кошельков можно позвонить и ненавязчиво поинтересоваться как идут дела и не нужен ли ему ещё товар? Рассказать о поступлении новых супер трендовых клатчей. Этот звонок не будет вам стоить ничего, но может принести дополнительные продажи.

Структурировать свои взаимоотношения с клиентами и призваны CRM (Customer Relationship Management) системы. Если вы начнёте копать в эту сторону, вы увидите, что CRM систем на рынке огромное множество и все разные и подходят под разные задачи. Для того, чтобы выбрать подходящую нужно четко прописать все нынешние (и желательно возможные в будущем) бизнес-процессы и исходя из этого принимать решение, но:

• Это не всегда возможно. Вы можете не знать во что ваша деятельность перерастёт через неделю.
• Какую бы навороченную систему вы не выбрали, всегда будет чего-то не хватать. Например, в популярной amoCRM продавцу кошельков не хватило бы возможностей базового складского учета. Обычно средние и крупные компании решают подобные проблемы, связывая вместе несколько узкоспециализированных инструментов или заказывая дорогие доработки используемой системы у компаний - интеграторов. Например, можно прикрутить к той же amoCRM 1C или Мой Склад. Как-то слишком сложно, долго и дорого для 1-2 продаж в день, как по мне…

Затянутое получилось вступление, планировал уложиться в один абзац. Перейдем к сути: я считаю, что сложные раздутые CRM системы в вышеперечисленных случаях не нужны.

Джон Галл, теоретик в области систем, однажды сказал:

Сложная система, созданная с нуля, никогда не заработает. Начинать надо с работающей простой системы. Любая работающая сложная система развивается на базе работающей простой системы

Давайте самостоятельно и с минимальными усилиями построим эту простую систему для решения своих задач. К ней не надо будет долго привыкать (так как мы делаем её сами и прекрасно знаем как всё работает), в ней будет только нужный нам функционал (весь, в одном месте!), за неё не нужно будет платить. Нет, это не Excel и нет, нам не нужен программист.

Мы воспользуемся крутым набирающим популярность сервисом Airtable. Переходите по ссылке, регистрируйтесь, потыкайте по кнопочкам на сайте, посмотрите презентацию (вау-эффект обеспечен) и возвращайтесь сюда, я подожду =)

Если коротко, Airtable - это некий гибрид Excel и Access с удобным красивым интерфейсом и доступом online. С помощью связанных таблиц мы можем организовать всё, что нам нужно и так, как нам нужно. Слоган Airtable - Organize anything you can imagine.

Давайте создадим систему для нашего продавца кошельков. Допустим, его зовут Иван. Начнем с самых основ, добавляя функционал по необходимости.

Создадим новую базу, пусть она будет называться CRM.

Так как CRM - это, в первую очередь про клиентов, создадим таблицу Контакты.

Иван продает товар через авито, где основным способом связи является телефон (звонки, смс, whatsapp, telegram и т.п.), поэтому первым делом добавим поля Имя (тип поля: Single line text) и Телефон (тип поля: Phone number). Кроме этого, Ваня скорее всего захочет делать какие-то примечания к контактам. А если он сам доставляет товар, то ему понадобится хранить и адреса своих клиентов. Добавляем поля Адрес и Примечания с типом Long text.

Теперь создадим таблицу Заказы для учета заказов:

• Дата (тип поля: Date)
• Статус (тип поля: Single select. Здесь же добавим несколько возможных статусов для заказа. Допустим Новый, Подтвержден, Доставлен, Отменен)
• Контакт (тип поля: Link to another record. В списке выбираем таблицу Контакты. Таким образом, заказы мы привязали к контактам, а контакты к заказам.)
• Примечание (тип поля: Long text)

С этой таблицей пока закончим, вернемся к ней чуть позже. А сейчас давайте создадим таблицу для учета проданных товаров. Назовем ее Отгрузки. Каждая запись в этой таблице будет связана с конкретным заказом и содержать информацию о количестве и цене проданного товара. 1 запись - 1 товар (то есть, если в одном заказе Иван продал 2 модели кошельков, в таблице Отгрузки будет 2 записи для этого заказа). Нам понадобятся следующие поля:

• Дата (тип: Date)
• Заказ (тип: Link to another record. Связываем отгрузку с таблицей Заказы. Убедитесь, что галочка Allow linking to multiple records выключена. Этим мы ограничим количество связанных с отгрузкой заказов до одного)
• Товар (тип: Single select. И сразу добавим 4 модели кошельков: Armani, Cors, Boss, Baellerry)
• Цена продажи (тип: Currency. В настройках поля уберите знак доллара)
• Цена закупки (тип: Currency)
• Количество (тип: Number > Integer)
• Сумма продажи (тип: Formula. Привет, Excel. Введите формулу {Количество}*{Цена продажи}. На вкладке Formatting настройте удобное форматирование)
• Сумма закупки (то же самое, только для закупки. Формула: {Количество}*{Цена закупки})
• Прибыль (еще одна формула. Поле наглядно показывает профит с каждой отгрузки. {Сумма продажи}-{Сумма закупки})
• Доходность (ключевой показатель деятельности Ивана. Позволит ему видеть какие товары наиболее выгодно продавать. Формула: (1-({Сумма закупки}/{Сумма продажи}))*100. На вкладке Formatting выберите проценты)

Надеюсь, я не сильно вас утомил, осталось совсем немного. Давайте вернемся к таблице Заказы и добавим в неё те же показатели прибыли и рентабельности. Для наглядности.

Добавьте поля:

• Доход (тип поля: Rollup. В первом выпадающем списке выберите Отгрузки, во втором Сумма продажи, в поле под ними введите SUM(values))
• Расход (то же самое, что и для Доход, но во втором выпадающем списке нужно выбрать Сумма закупки)
• Прибыль (формула: {Доход}-{Расход})
• Доходность (формула: (1-({Расход}/{Доход}))*100)

Выдыхайте. Больше никаких формул. Время взглянуть на то, что мы сделали. Для этого я добавил в нашу, только что созданную базу несколько контактов и продаж и вот что получилось (Кликабельно. Для просмотра на весь экран нажмите View larger version в нижнем правом углу):

Я сгруппировал заказы и отгрузки для демонстрации (но вы можете выключить):

1. Группировка заказов по полю Контакт покажет насколько дорог для Ивана каждый покупатель - количество продаж, средний чек, сумму, которую он принес, доходность в процентах.

2. Сгруппировав Отгрузки по Товару Ваня сразу же поймет какой товар продавать выгоднее всего и сосредоточит усилия именно на нем.

Если есть запланированные на будущее отгрузки, их удобно просматривать, переключив вид таблицы в Calendar.

В вашем распоряжении огромное количество вариантов фильтрации и группировки записей и несколько режимов просмотра:

• Grid
• Form
• Calendar
• Gallery
• Kanban

Не ограничивайте себя!

Мы построили простую систему, в которой удобно вести учет клиентов и продаж, а также отслеживать некоторые ключевые метрики бизнеса.

Целью статьи было познакомить вас с таким замечательным инструментом, как Airtable и показать, что CRM - это не сложно, достаточно начать с малого. В процессе использования вы будете понимать, что именно вам нужно от CRM и добавлять функционал по необходимости. Например, Иван, скорее всего, захочет добавить пару таблиц и организовать полноценный складской учет. А потом он наймет менеджеров и настроит совместную работу с базой, добавит поле Ответственный к заказам, создаст таблицу Задачи. Подключив новые каналы продаж, Ваня захочет вести учет маркетинговых расходов и показателей эффективности рекламы. Продолжать можно бесконечно…

Само собой, Airtable - это не только для CRM. Организовать можно всё, что угодно: кулинарные рецепты, список книг, контент-план, таск-трекер, различные расписания. Для вдохновения загляните в каталог шаблонов на сайте: https://airtable.com/templates. Будет также интересно увидеть ваши идеи использования сервиса в комментариях.

В следующей части начнем прокачивать нашу систему. В планах:

• Добавить автоматическое создание нового заказа и контакта при поступлении заявки с сайта или по телефону
• Научить систему оповещать нас о новых лидах
• Воронка продаж, куда ж без нее? Воспользуемся мощью Google Data Studio и/или Microsoft Power Bi для построения красивых и информативных отчетов
• …

Чтобы не пропустить пост, подпишитесь на обновления блога.